文書管理システムのメリットとデメリット

文書管理システムのメリットとデメリット

発想を転換させるのは難しい

ずいぶん前から、文書管理システム Alfresco を会社に導入し運用しております。

でも、活用されているかというと、なかなかどうしてうまくいっておりません。ほかのメンバーの仕事の仕方を見ていると、ローカルPCで作った文書を、相変わらずローカルPCに保存しております。 作業が完了していない文書はそれでも全然かまわないのですが、出来上がったファイルは文書管理システムに放り込んでほしいものです。

ということで、いつもぶち当たるテクノロジと人間の問題が、ここでも出ております。

そこで、啓蒙の意味も込めて、文書管理システムのメリット、デメリットをおさらいしてみました。

文書管理システムのメリット

  1.  ファイルが紛失しない。間違って消した場合でも、多くは復元可能である。
  2.  文書の世代管理ができる。一つ前、さらに前と任意のバージョンを取得できるので、うっかり更新しても大丈夫。
  3.  文書検索に対応している。PCのファイル検索はファイル名に対して検索できるが、文書管理システムだとファイルの中に書いてある語句も検索できる。
  4.  ファイルの共有が簡単になる。部署ごとに保管場所を作れるので、関係するファイルを、担当者がいないときでも利用できる。(今日は休んでいるから明日までまつ。なんてことはなくなる。)
  5.  ファイルの整理はほとんど必要なくなる。複数の案件に関連する文書や、複数部署にまたがる文書が出てきても、とりあえず放り込んおいて語句や案件の時期で検索すると、大概すぐに見つかる。

文書管理システムのデメリット

  1.  新たな操作方法を覚える必要がある。PCの使用が何とかできるレベルの従業者には、地獄の日々となる。しかも、管理職や年長者に意外とこの手の人材が多い。
  2.  習慣づけるのが大変。慣れるまでは口を酸っぱくして利用させるように促す必要がある。いままで無しでもやってこれたし~。っていうのが大きな理由。
  3.  システム障害で動かなくなったら、一巻の終わり。
  4.  なので、保守ができる人が必要。コストがかかる。

と、ざっくりとまとめてみましたが、使ってみる気になりましたでしょうか?

どちらかというとデメリットは、従業者の世代交代が進むにつれて解消されるものが多そうですね。

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